Gestión Documental

Gestión Documental

El conocimiento es uno de los factores económicos más relevantes del siglo y su correcta gestión un elemento clave para la competitividad en la denominada "sociedad del conocimiento".

Pero el conocimiento es a la vez intangible en tanto en cuanto reside en la mente de las personas, lo que dificulta su captura, clasificación y reutilización a nivel corporativo. Para que pueda ser gestionado de forma autónoma, el conocimiento debe explicitarse, documentarse y hacerse accesible. Por tanto los conceptos importantes y que merecen especial atención son los conceptos de Gestión del Conocimiento y la Gestión Documental.

Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

También existen otras definiciones de Gestión Documental como pueden ser las siguientes:

  • "La Gestión Documental abarca el ciclo completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminado o conservados, en función de su valor testimonial o histórico."
  • "Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación."

Algunas de las ventajas de la Gestión Documental son las siguientes:

  • Acceso concurrente a un documento.
  • Mejora de atención a los clientes.
  • Reducción de costes legales.
  • Posibilidad de integrarse con subsistemas de Gestión Documental específicos.
  • Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.