Digitalización Certificada

Digitalización Certificada

Con la entrada en vigor del Real Decreto 1496/2003, de 28 de Noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos, con el consiguiente ahorro de costes. Igualmente, tras la publicación de la norma EHA/962/2007 de 10 de abril cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de Digitalización Certificada (en inglés, certified scanning) que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente.

La clave que permite destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización, se resume en un concepto que es la Digitalización de facturas en papel con un software homologado que utiliza un certificado digital y que conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos en un base de datos securizada. La normativa establece expresamente el carácter de original a todos los efectos del documento electrónico resultante.


Solución para que proveedores y clientes pudieran incorporar a los procesos electrónicos las facturas tradicionales reemplazando por ley a la factura en papel a todos los efectos. Hace falta firmar electrónicamente las versiones digitales para poder destruir los documentos en papel tras la Digitalización. Hay que llevar a cabo la Digitalización con la metodología correcta y con los mejores especialistas para garantizar su valor legal.