Mapa del Sitio
 
  1. ¿Qué es la digitalización de documentos o una imagen electrónica?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    Es el proceso por el cual un documento impreso en papel se convierte a un formato digital. Esto se lleva a cabo utilizando un escáner de documentos. Al finalizar este proceso decimos que tenemos una "Imagen electrónica" o "imagen digitalizada" del documento en papel.

  2. ¿Qué es un documento electrónico?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    Hace referencia al estado en el que está almacenado el documento o el medio por el cual fue creado. Todos los documentos que tenemos almacenados en nuestros ordenadores personales, CD´s y discos externos son "Documentos Electrónicos".

  3. ¿Cuáles son los pasos que se deben tomar para la administración de documentos electrónicos?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    1. Identificar los documentos que le interese resguardar, considerando tanto los documentos impresos como los electrónicos que se encuentren en su PC, discos externos, etc.
    2. Definir los campos de búsqueda que desea ligar a cada uno de los documentos con el objetivo de recuperarlos inmediatamente. Los campos pueden extraerse de una base de datos existente o bien capturarse uno por uno.
  4. ¿Cuánto tiempo se necesita para digitalizar un documento o una imagen?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    Depende de la velocidad del escáner. También depende de la configuración que seleccione para cada digitalización y de cuántas páginas o imágenes digitalice al mismo tiempo. Si la configuración predeterminada del escáner o la configuración que seleccione incluyen una configuración de puntos por pulgada (PPP) alta, la digitalización puede tardar más en completarse. Sin embargo, una configuración de PPP más alta puede mejorar la resolución de la imagen digitalizada, o el modo en que aparece en la pantalla o en la hoja impresa.

    Por ejemplo, si digitaliza una imagen con una resolución más alta, puede realizar una copia de impresión más grande de la imagen digitalizada sin reducir la calidad visual. También puede hacer que la imagen digitalizada tenga una mayor nitidez al visualizarla en la pantalla.

  5. ¿Es posible digitalizar más de un documento o imagen al mismo tiempo?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    Depende del programa o del tipo de escáner que se utilice.

    - Algunos escáneres planos, no todos, le permitirán digitalizar varias imágenes.

    - Si se utiliza un escáner con alimentador de documentos y el software apropiado, se podrá digitalizar varias páginas en un único archivo. Para hacerlo será necesario digitalizar en el formato de archivo TIFF (.tif).

  6. ¿Es posible realizar cambios en un documento o una imagen después de digitalizarla?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    Existen programas que permiten digitalizar una imagen o documento y posteriormente, editar el archivo digitalizado. Pero esto dependerá del software del escáner, no todos disponen de esta posibilidad.

    Pero en todo caso, tras la digitalización se puede utilizar otras aplicaciones para la edición de imágenes. El documento o la imagen se abrirán en la aplicación correspondiente, donde se podrán usar herramientas para cambiar la exposición, los colores y la composición de la imagen.

  7. ¿Es posible ver una vista previa del aspecto de una imagen o documento digitalizado antes de digitalizarlo?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    Depende del programa y del escáner que se utilice. Algunos escáneres, como los que disponen alimentador de documentos, que pueden digitalizar varias páginas simultáneamente, no admiten ver previamente el documento.

    Cuando el escáner admite la opción de vista previa, se puede ver el aspecto que tendrá el archivo digitalizado y, a continuación, ajustar la configuración de digitalización antes de continuar.

  8. ¿Cuáles son los indicadores de que una empresa necesita un sistema de gestión documental?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    Cualquier pequeña o mediana empresa en la actualidad genera una gran cantidad de documentos de gran importancia que hay que almacenar durante un largo periodo de tiempo. Si estos documentos están almacenados en un soporte físico producirán en las empresas varios problemas:

    - Utilización de espacio físico.

    - Dificultad para organizar y localizar los documentos.

    - Dificultad para proteger la información.

  9. ¿Hay empresas que no necesitan gestión documental?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    En la actualidad cualquier empresa, por pequeña que sea necesita un gestor documental.

    Aunque en un principio se podría pensar que en empresas de pocos trabajadores (tres o cuatro personas) el número de documentos es mínimo, un gestor documental agilizaría su trabajo y el acceso a la información por parte de todos los trabajadores sería más eficiente.

  10. ¿Cuántos documentos tenemos que archivar todos los días para que un sistema de gestión documental nos resulte rentable?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    Depende de varios factores, como el número de documentos que se utilicen, si los documentos son extensos o no, el tipo de información que se necesita introducir en cada uno, etc.

    Cuando el objetivo de la implantación es digitalizar un archivo histórico en papel para destruirlo el ahorro es considerable.

    Si el objetivo es que la información se trasmita entre sitios que están alejados físicamente, la inversión resulta muy rentable y recomendable.

  11. ¿Por qué arriesgar por la gestión documental?
    Reproducir audio

    You are missing some Flash content that should appear here! Perhaps your browser cannot display it, or maybe it did not initialize correctly.



    Los motivos para decidir cambiar la forma de trabajo actual por una forma novedosa y distinta, pueden ser varios, pero hágase estas preguntas y encontrará motivos para arriesgar:

    ¿No tienes control sobre los documentos?

    ¿Tienes o recibes más documentos de los que puedes manejar?

    ¿Tienes identificados los tipos de documentos y todos tienen procedimientos similares?

    ¿Pierdes tiempo y dinero buscando documentos?

    ¿Tienes que estar pendiente de los documentos (fechas de expiración, carpetas donde se ubican, usuarios que pueden acceder)?

    ¿Sabes que centralizando los procesos y el almacén de la información mejorarías tu negocio?

    ¿Dedicas tiempo a realizar acciones sobre los documentos que son siempre las mismas?

    ¿Necesitas auditar los pasos por los que pasa un documento?